Anhang E: Beispiele für Team-Collaboration-Anwendungen

1.1      Vom Dokumentenmanagement zu E-Collaboration

Es ist schwer festzustellen, ob die E-Collaboration-Software aus der Dokumenten-Management-Software, den Workflow-Management-Systemen oder den Internet-Portal-Lösungen hervorging.

Workflow-Management-Systeme (WMS) wurden zur Steuerung komplexer Geschäftsprozesse bereits Ende der achtziger Jahre entwickelt; bis heute sind sich der Markt und die Anbieter nicht einig, welche Funktionalität man sich darunter vorstellen soll. Im deutschsprachigen Raum versteht man unter einem Workflow-System ein aktives „Push“-System, das heißt, ein System, das die Arbeitsschritte aktiv vorgibt. Die meisten Goupware-Systeme, die wir am internationalen Markt antreffen[i], sind so genannte „Pull“-Systeme. Mit diesen Systemen steht der Gruppe der Anwender lediglich ein Informationssystem zur Verfügung, jeder Anwender muss sich die relevante Information „abholen“. Microsoft nennt auch die Office-Outlook-Anwendungen Workflow- oder Groupware-Anwendungen. Sie gehören zu den so genannten Ad-hoc- oder auch Miniworkflow-Systemen.

Auf dem deutschen Markt haben sich die Anfang 1990 gestellten Prognosen bezüglich eines zu erwartenden Booms der großen WMS nicht erfüllt.

In vielen Unternehmen wurden anstelle dessen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) eingeführt. Die DMS  wurden ursprünglich hauptsächlich als elektronische Archive zur Verwaltung großer Dokumentenmengen konzipiert. Da der Lebensweg der Dokumente im Unternehmen bis zu seiner Archivierung auch einem Fluss unterliegt, ergänzten einige Hersteller ihr Produktportfolio mit Workflow-Komponenten (SER AG und Lotus). Eine richtig große Verbreitung erreichten auch DMS nicht. Sowohl WMS als auch DMS wurden für LANs entwickelt.

Die Internet-Technologie brachte die Portal-Funktion mit sich. Als Portal werden Seiten bezeichnet, die Surfern als Einstieg dienen, beispielsweise die Seiten von Online-Diensten oder Suchmaschinen. Sie liefern dem Internet-Nutzer sofort für ihn relevante Informationen und bilden die Plattform zum Besuchen anderer Websites. Mitte 1998 galt das Angebot von Yahoo! als die erfolgreichste „Portal“-Seite. Analysten erwarten umfangreiche Umstrukturierungen im „Portal“-Geschäft, denn dadurch, dass sie so beliebt sind, gelten Portale als die ideale Werbe-Plattform für Werbeträger (Banner)[ii].

Wer auch immer auf die Idee kam, den Erfolg der Portal-Sites mit der Funktionalität des Workflow- und Dokumenten-Managements zu kreuzen und einige Knowledge Management-Prozesse dazuzumischen, er definierte die Basis der heutigen E-Collaboration-Anwendungen.

In folgenden Abschnitten werden einige Beispiele beschrieben.

1.2      Funktionalität der E-Collaboration-Anwendungen

Die Funktionalität einer E-Collaboration-Anwendung  orientiert sich an den Bedürfnissen und Abläufen der Arbeit in einem Team. Für virtuelle Projektteams sollte sie folgende Funktionselemente enthalten:

·         zentrale Ablage und Verwaltung von Dokumenten und Informationen;

·         gemeinsame Dokumentbearbeitung mit Versionierungs- und Freigabefunktion (also Workflow-Komponenten);

·         Messaging, Calendaring und Scheduling (also gemeinsame Nachrichten und Planungsräume) Gemeinsamer „Projektnachrichten-Eingang“;

·         Diskussionsforen (moderierte und freie);

·         synchrone Chat-Räume;

·         E-Conferencing/E-Learning;

·         News-Bulletins (mit personalisierter Anzeige der für den Anwender “neuen” Einträge);

·         Projektplanung und -steuerung,

·         Tasklisten mit Aufgabenverfolgung und

·         Suchmöglichkeiten über die Ablage.

1.3      Hersteller und ASP für E-Collaboration-Plattformen und Virtual Project Management Office (VPMO)

Tabelle 10 : Hersteller und ASPs für E-Collaboration-Lösungen und virtuelle Projektbüros

Der Namensgebung für die E-Cooperation-Plattformen und -Anwendungen mangelt es nicht an Fantasie: „Knowledge-Portale“, „Community Engine“, „Business-Collaboration“ „Virtual Collaboration Room“ u. a. Einige Hersteller bieten schwerpunktmäßig Dokumenten-Management an. In Tabelle 10 sind nur diejenigen aufgeführt, die nach Recherche der Autoren eine Collaboration-Lösung anbieten. Durch die uneinheitliche Namensgebung der Funktionen ist es schwer, die einzelnen Systeme miteinander zu vergleichen. Ebenfalls schwer ist zu erkennen und einzuschätzen, wie viel Aufwand notwendig ist, um ein vom Hersteller gekauftes System wirklich für ein Projektteam nutzbar zu machen. Eine vergleichende Studie der Funktionalität, Kosten und des Implementierungsaufwandes der zur Zeit verfügbaren Systeme liegt nach Kenntnisstand der Autoren noch nicht vor (und würde den Rahmen dieses Buchs sprengen).

Man kann davon ausgehen, dass die „großen“ Anbieter mit ihren Plattformen beinahe den ganzen möglichen Funktionsumfang liefern. Integration zusätzlicher Module in die vorhandene Plattform ist allerdings nicht immer möglich oder nicht trivial. Diese Systemanbieter bieten in der Regel Unterstützung bei der Implementierung. Gleichwohl dauert eine Einführung von Collaboration Lösungen im Unternehmen Monate bis Jahre. Die Auswahl von speziellen für VPMO geeigneten Lösungen auf dem Markt ist leider derzeit noch nicht besonders befriedigend; da die meisten Hersteller der E-Cooperation-Software die Zielgruppe „Virtuelle Projektteams“ noch nicht entdeckt haben. Auch macht die Lizenzierungs-Politik einen Einsatz derzeitiger Lösungen für ein temporäres Projekt fraglich.

Eine Lösung mit den „großen“ Collaboration-Plattformen (wie Hyperwave, LiveLink, Webfair) kostet schon ca. 100.000 DM oder 50.000 Euro, bis sie lauffähig ist. Die Lizenzpolitik bei den meisten Anbietern geht heute noch davon aus, dass die Plattform von einigen wenigen Autoren bestückt und von vielen „Konsumenten“ gelesen wird, also einer Situation, die typisch für Informations-Portale im Unternehmen ist. Der Autoren-Lizenzpreis ist fast einen Faktor 10 höher als der des Konsumenten (ca. 1.000 Euro gegen 150 Euro). In einem Projektteam müssen aber alle auch „Autoren“ sein, wenn sie miteinander die Projektdokumentation bearbeiten wollen. Dies lässt allein die Lizenzpreise in unwirtschaftliche Höhe schnellen. Die meisten Systeme sind darüber hinaus für „feste Teams“ konzipiert, wo die einzelnen Anwender feste Namenslizenzen erhalten. Dies ist auf die personelle Dynamik eines Projektteams nur schwer abzubilden und bedarf besonderer Verhandlungen mit den Herstellern.

Im Zuge der rasanten Entwicklung in diesem Markt ist jedoch anzunehmen, dass die Auswahl täglich besser wird.

Eine interessante und darüber hinaus kostenlose Lösung bietet bereits seit 1995 GMD–Forschungszentrum Informationstechnik GmbH: BSCW, Basic Support for Cooperative Work. Diese Anwendung wird allen Interessenten zur Anwendung oder zum Download bereitgestellt; derzeit sind bei der GMD über 30.000 Nutzer registriert. BSCW erhielt 1996 den European Software Innovation Award.

In Hinblick auf unsere Community – die virtuellen Projektteams – haben wir den Schwerpunkt auf eine „out-of-the-box“-Lösung gesetzt: ein virtuelles Projektbüro, Virtual Project Management Office (VPMO), das am Projektanfang fertig zur Nutzung steht.

Wenn man mit weniger Funktionalität zufrieden ist, kann man bereits mit einer 40-Dollar-Lösung einen Anfang machen. Ein Beispiel zeigt die Abbildung 63, „UltraBoard“. Mit Ablagemöglichkeiten und ansprechenden Diskussionsforen (siehe Abbildung 64) steht dem Team sehr schnell eine einfache Plattform zur Verfügung. Da die Source offen ist, kann man mit eigener MySQL-Programmierung die Plattform (fast) beliebig ergänzen.

Abbildung 63: „UltraBoard“, eine einfache Shareware-Plattform für virtuelle Teams

Abbildung 64: Beispiel für ein Diskussionsforum in UltraBoard

Abbildung 65: Lotus QuickPlace

Auch mit Lotus QuickPlace erhält man, ganz wie der Name andeutet, sehr schnell eine Lösung und kann den virtuellen Büroraum gleich dazumieten. Die angebotene Funktionalität sieht auch ganz gut aus (siehe Abbildung 65).

Die meisten Anwender übernehmen zunächst den Funktionsumfang und passen lediglich das Aussehen (und natürlich die Inhalte) ihrem CI/CD an.

Abbildung 66: Guided Tour durch LiveLink (Original)

Abbildung 67: LiveLink-basiertes Portal von Siemens

Es folgen einige Beispiele mit der Selbstdarstellung ausgewählter Anbieter für den Leser, der nicht gerade online ist. Ansonsten ist natürlich zu empfehlen, die jeweils aktuellen Informationen, Demos und Guided Tours vom Internet abzurufen. Die den Autoren bekannten Hersteller und Anbieter sind in Tabelle 10 aufgelistet. Diese Auflistung erhebt nicht einmal zur Zeit des Schreibens des vorliegenden Textes den Anspruch auf Vollständigkeit, sie wird jedoch im interaktiven Forum zum Buch weiter gepflegt und aktualisiert.

Abbildung 68: Lotus QuickPlace Home Page

Fünf Minuten nach Registrierung kann man bereits in einem eigenen QuickPlace-Raum experimentieren.

Abbildung 69: xNiku, eine Team-Lösung von Niku

Abbildung 70: LiveLink von Open Text

Abbildung 71: eRoom kann als Plattform erworben oder gemietet werden

Abbildung 72: Anbieter einer Lösung für die Product-Engineering-Community

Abbildung 73: VPMO-ASP-Anbieter „Pmboulevard“

Abbildung 74: VPMO-ASP-Anbieter „projectplace“

Abbildung 75: Ein „Anbieter“, der lediglich den begehrten Domain-Namen „VPMO.com“ reserviert