Sandra Bartsch-Beuerlein (SBB), Jahrgang 1949, studierte Informatik an der Universität Karlsruhe. Nach sechs Jahren bei Hewlett-Packard als Consultant in drei verschiedenen Aufgabenbereichen mit internationaler und deutschlandweiter Verantwortung, entschied sich SBB eine eigene Informatik-Beratung zu gründen.
In den ersten fünf Jahren der Selbständigkeit entwickelte Sandra Bartsch-Beuerlein Informationssysteme. Bereits ihre ersten Projekte waren alle „on time“ und „on budget“. Da IT-Projekte dafür bekannt sind, dass sie meist eher länger dauern und teurer sind als geplant, fragten immer mehr Kunden nach ihrem „Geheimrezept“. Seit nunmehr 15 Jahren verkauft Sandra Bartsch-Beuerlein dieses „Geheimrezept“ an Auftraggeber und Auftragnehmer kritischer IT-Projekte: es heißt Projektmanagement.
Bis heute führte Sandra Bartsch-Beuerlein zahlreiche IT-Projekte für und mit namhaften Unternehmen in unterschiedlichen Branchen durch. Zu ihrem zufriedenen Kundenkreis gehören beispielsweise Hewlett-Packard, Roche, Telekom, UUNET, WestLB und viele andere mehr.
Sandra Bartsch-Beuerlein ist seit 1996 eine der ersten über IPMA/GPM international zertifizierten Projektmanager in Deutschland. Als Zeichen der Anerkennung in den Projektmanagement-Fachkreisen wurde SBB 1998 durch die GPM als eine der acht Assessoren für die Zertifizierung der Projektmanager in Deutschland berufen.
An einsamen Projektabenden, fern von Mann und Hund, sucht SBB nach anderweitiger Beschäftigung: Meist ist Weiterbildung angesagt. Anfang 2000 erschien beim Hanser Verlag ihr erstes Fachbuch: Qualitätsmanagement in IT-Projekten.
Mit Oliver Klee verbindet Sandra Bartsch-Beuerlein seit 1998 eine intensive berufliche Beziehung in gemeinsamen Projekten. Der theoretische Hintergrund von Sandra Bartsch-Beuerlein und die langjährige praktische High-Tech-Erfahrung von Oliver Klee bilden Synergien, die auch den Lesern des vorliegenden Buchs zugute kommen sollen.
E-Mail: sbb@beuerlein.de
Oliver Klee, Jahrgang 1967, ist Netcitizen seit 1984 (DATEX-P). Nach der allgemeinen Schulausbildung in einem Privatinternat folgte eine achtjährige Verwendung bei der Bundeswehr. In verschiedenen Führungsfunktionen und NATO-Verwendungen lernte Oliver Klee das Handwerk des „Projektmanagements“.
Nach dem militärischen Dienst war Oliver Klee als Projektleiter verschiedener Bildungsprojekte der Europäischen Union tätig. Er konzipierte und leitete u. a. eines der ersten Großprojekte im Bereich „Telelernen & Telearbeiten“ mit Teilnehmern aus drei europäischen Ländern. Er war im Rahmen der Landesinitiative MediaNRW beratend für das Ministerium für Wirtschaft und Mittelstand, Technologie und Verkehr des Landes Nordrhein-Westfalen tätig und ist Coautor der Studie „Telearbeit und Telekooperation“.
Als Projektsteuerer der Kinogruppe UCI realisierte er zahlreiche Großkinoprojekte mit virtuellen Teams in Deutschland, Österreich, Polen, Italien und der Schweiz. Er konzipierte und realisierte ein europaweites Projektsteuerungs-Intra-/Extranet zur Koordination aller Baumaßnahmen über ein virtuelles Baubüro.
Für den Internet Carrier UUNET führte er als verantwortlicher Bereichsleiter das „Project Management Office“ ein. Seit Januar 2000 leitet er Umstrukturierungs- und Vertriebsorganisationsprogramme in den Wirtschaftszentren Europas, des mittleren Ostens und Afrikas. Er führt u. a. bei UUNET ein Sales Force Automation System zur Steuerung von virtuellen Vertriebsteams ein.
Oliver Klee ist Inhaber der „klee.ac – advanced communication“, einem Beratungsunternehmen mit Fokus auf die Umsetzung IP-basierter Open Source-Technologien in virtuellen Unternehmen und virtuellen Teams.
Netze und deren Bewohner (Netcitizens) sowie die neuen – virtuellen – Formen der Arbeit sind für Oliver Klee nicht nur ein Hype sondern seit vielen Jahren tägliche Realität und selbst im Privatleben für ihn und seine Frau Nina nicht mehr wegzudenken.
E-Mail: info@klee.ac
Auch die Verfasser dieses Buchs bildeten, bedingt durch ihre beruflichen Bindungen und Verpflichtungen, ein virtuelles Team, operierend an zwei voneinander entfernten Standorten (Herne bei Dortmund und Pfaffenwiesbach bei Frankfurt).
Sie achteten auf alle für virtuelle Teams bekannten Erfolgsfaktoren und prüften sie für den Einsatz unter Stress in der Praxis. Natürlich wird eine Zweiergruppe per Definitionem nicht als Team betrachtet. Trotzdem wollen wir mit dem Leser unsere Hilfsmittel, Eindrücke und Erfahrungen teilen und uns im Folgenden weiter ein Team nennen.
Oliver Klee und Sandra Bartsch-Beuerlein, beide Vollblut-Projektmanager, fassten selbstverständlich auch ihr Vorhaben, das vorliegende Buch zu erstellen, als ein Projekt an.
· Die Zieldefinition und die Projektplanung
wurden von beiden in mehreren persönlichen Meetings vorgenommen und mit allen Stakeholdern sorgfältig besprochen:
- mit dem Programmplaner des Verlags wurden die Inhalte und der Zeitrahmen abgestimmt,
- mit den jeweiligen Lebenspartnern das Budget, das in Stunden der „Nicht-Verfügbarkeit-über Wochenenden-und-Feiertage“ gemessen und geschätzt wurde.
Das Ergebnis der Zieldefinition wurde in einem Exposé festgehalten, das man das Projekthandbuch nennen kann.
· Das Projekthandbuch
wurde an den Verlag abgegeben und diente fortlaufend als Leitfaden für die Autorenarbeit.
· Die Arbeitspakete und Projektstandards
wurden in der ersten Projektphase vereinbart: Sie bestimmten, welche Inhalte von wem und wie bearbeitet werden. Oliver Klee übernahm die technischen Kapitel und „Den Tag im Leben von Herrn Müller“ und sorgte dafür, dass die zum Buch gehörende CD-ROM mit der aktuellen Open Source Software und der vMPO-Lösung bestückt wurde. Sandra Bartsch-Beuerlein übernahm das Projektmanagement und den Datenschutz und sorgte dafür, dass das Buch alle qualitätsmäßigen Anforderungen erfüllte wie Glossar, Index, Verzeichnisse u. a.
Zu den Projektstandards gehörten Vorgaben, mit welcher Software die Texte und Grafiken erstellt werden, die Standardformatvorlagen die die Verlagsanforderungen erfüllten und die Abstimmung über den Stil und Begriffe sowie Verwendung von Fußnoten, Zitaten und Beschriftungen.
· Die Teambildung
fand bei den beiden schon in früheren Projekten statt, als sie gemeinsam ein Projektbüro als organisatorische Einheit in einem Unternehmen einführten oder diverse technische und organisatorische Projekte durchführten. Die Erfahrungen aus dieser Zusammenarbeit flossen in das aktuelle Projekt mit ein.
Als elektronische Ablage für das Buch wurde – wie könnte es anders sein – eine eigens dafür angelegte Intranet-Site verwendet. Dadurch konnten beide Autoren von berufsbedingt beliebigen Aufenthaltsorten ohne zusätzlichen Aufwand jederzeit auf die aktuellen Projektinhalte zugreifen.
Diese Intranet-Site hatte zwei Benutzerschnittstellen:
· die eine sah aus wie ein einfaches Dateiverzeichnis eines PCs und war mit der MS-Windows-Standardfunktion eines „Webordners“ zu bedienen,
· die andere war „Das Buchportal“, eine Intranet-Homepage, die mit einem beliebigen Webbrowser zu bedienen war.
Inhaltlich waren sie beide identisch: sie enthielten die Dokumentvorlagen, die Textdokumente und andere Projektdokumente, das Dokumentarchiv, die wichtigsten Links, Literaturverzeichnis und Glossar.
Das Dokumentenmanagement wurde organisatorisch vorgenommen: Da die Arbeitspakete vorab als zu schreibende Kapitel abgestimmt wurden und jedes Kapitel in einer Dokumentendatei gespeichert und bearbeitet wurde, war eine manuelle Vergabe und Pflege von Versionsnummern für die jeweiligen Bearbeitungszustände der Dokumente ausreichend.
Die Projektkommunikation wurde überwiegend telefonisch und über E-Mail vorgenommen. Für einige wenige wichtige Besprechungen war es hilfreich, eine Videokonferenz per NetMeeting mit gleichzeitigem Document-Sharing durchzuführen. Bei einem normalen ISDN-Anschluss war es allerdings besser, auf die gemeinsame Bild- und Sprach-Übertragung zu verzichten, parallel zur NetMeeting-Session wurden die Inhalte telefonisch auf einem anderen Kanal besprochen.
Eine wichtige Funktion spielte Oliver Klees Kalender, den er aus seinem Outlook-Kalender regelmäßig in das Buchportal speicherte. Oliver Klee war während der Erstellung des Buchs häufig im Ausland und nur bedingt erreichbar. Durch die Publikation seines Kalenders legte er seine Verfügbarkeit offen und ermöglichte Sandra Bartsch-Beuerlein eine gezielte Kontaktaufnahme, wenn es mal telefonisch nötig war. Die Verfügbarkeit von SBB wurde über die Handy-Mailbox gesteuert: Sandra Bartsch-Beuerlein war zwar überwiegend an einem Projektort, konnte aber wegen der aktiven Projektarbeit in einem Kundenprojekt meist nicht synchron kommunizieren.
Ohne diese Hilfsmittel und die Nutzung der Internet-Technologien sowie der Projektmanagement-Methodik wäre die Fertigstellung des Projekts „Buch“ in der relativ kurzen Zeit (insgesamt sechs Monate) neben anderen aktiven Projekten nicht möglich gewesen.
Für die Arbeitsphase des Projekts war dank der Nutzung der Internettechnologien die Arbeit im virtuellen Team sehr praktisch, stressfrei und vollkommen ausreichend. In der Endphase des Projekts, bei der Fertigstellung des Buchs, zogen beide Autoren die persönliche Nähe im Büro der Informatik-Beratung vor: Mancher Satz und manche Idee ist noch zwischen den zwei letzten Bissen Käse beim gemeinsamen Abendessen entstanden.
Die Empfehlung, auch in virtuellen Teams Phasen mit persönlichem Kontakt einzulegen, werden beide Autoren als Erfahrung auch für „echte“ virtuelle Teams mitnehmen.
Last but not least: An dieser Stelle danken die Autoren ihren Ehepartnern Rudolf und Nina, die mit sehr viel Verständnis für moralische, seelische und leibliche Unterstützung gerade in der letzten Projektphase sorgten.
Dank geht auch nach Bonn zu Jens Siekmann, der durch sein Projekt „Bravehack“ den Themenkomplex „Freie Software“ bereichert hat.